1. Übergabeumfang und Originalbestand trennen
Bewahren Sie den vollständigen Originalbestand getrennt auf. Für die Übergabe entsteht ein abgegrenzter Arbeitsbestand, dessen Auswahlkriterien dokumentiert sind.
- Wer soll die Unterlagen prüfen?
- Welche konkrete Fragestellung besteht?
- Welcher Zeitraum gehört dazu?
- Welche sensiblen Informationen sind für diesen Zweck erforderlich?
2. Einen schnellen, aber neutralen Einstieg schaffen
Eine Inhaltsübersicht, ein Beteiligtenverzeichnis und eine kurze Chronologie helfen beim Einstieg. Jede Zusammenfassung verweist auf konkrete Dokumente.
Eigene Einschätzungen sollten als solche gekennzeichnet und von belegten Angaben getrennt werden. Widersprüchliche Quellen werden nicht stillschweigend vereinheitlicht.
3. Lücken und Fragen offen ausweisen
Eine Fachperson muss erkennen können, welche Originale fehlen, welche Datierungen unsicher sind und welche Anlagen nur erwähnt werden. Diese Liste ist oft wertvoller als eine scheinbar lückenlose Darstellung.
Die eigentlichen Fachfragen können separat gesammelt werden. Ihre Beantwortung bleibt vollständig bei der entsprechend befugten Person.