1. Vor der Übertragung Datenmenge und Zweck prüfen
Übermitteln Sie nicht vorsorglich den gesamten privaten oder geschäftlichen Datenbestand. Stellen Sie zunächst fest, welche Dokumente für die vereinbarte Vorab-Prüfung oder Bearbeitung erforderlich sind.
- Welche Aufgabe soll mit den Dokumenten erfüllt werden?
- Enthalten Dateien Daten unbeteiligter Personen?
- Können nicht benötigte Seiten oder Anlagen zunächst zurückgehalten werden?
- Ist die Bereitstellung der Unterlagen rechtmäßig?
2. Einen kontrollierten Übertragungsweg verwenden
Vermeiden Sie offene Freigabelinks und unverschlüsselte E-Mail-Anhänge. Ein geeigneter Übertragungsweg nutzt HTTPS/TLS, ordnet Dateien einem konkreten Vorgang zu und beschränkt den Zugriff.
Benachrichtigungen sollten keine Dokumente oder sensiblen Inhalte enthalten. Zugangsdaten und Freigabelinks gehören nicht zusammen mit den Unterlagen in dieselbe Nachricht.
3. Zugriff, Aufbewahrung und Löschung klären
Vor Beginn sollte feststehen, wer Zugriff erhält, wie Arbeitskopien behandelt werden und wann eine Löschprüfung erfolgt. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder notwendige Nachweise können einer sofortigen Löschung entgegenstehen.
Nach Abschluss sollten Freigaben beendet und nicht mehr benötigte Arbeitsbestände kontrolliert entfernt werden.