1. Verantwortlicher
Royal Recall Bureau, Inhaber Roy Bruno, An der Alten Ziegelei 38, 48157 Münster
E-Mail: info@royalrecallbureau.de
2. Hosting und Server-Protokolle
Diese Website wird bei der goneo Internet GmbH, Dresdener Straße 18, 32423 Minden, Deutschland, gehostet. Beim Aufruf verarbeitet der Hostinganbieter technisch erforderliche Zugriffsdaten. Die Verarbeitung erfolgt zur sicheren und stabilen Bereitstellung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
3. Anfrageformular und Vorab-Check
Wenn Sie das Anfrageformular nutzen, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten, Ihre Schilderung sowie die hochgeladenen Dokumente zur Prüfung und Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für vorvertragliche Maßnahmen sowie die jeweils einschlägige Rechtsgrundlage für gegebenenfalls enthaltene besondere Kategorien personenbezogener Daten.
Bitte übermitteln Sie nur Unterlagen, die für die Vorab-Prüfung tatsächlich erforderlich sind. Die interne Benachrichtigung per E-Mail enthält lediglich eine zufällige Vorgangsnummer und keine Namen, E-Mail-Adressen, Schilderungen oder Dokumente.
Wenn Sie den Vorab-Check über ein Fallbeispiel öffnen, wird die Bezeichnung dieser Einstiegsseite zusammen mit Ihrer Anfrage gespeichert. Dies dient ausschließlich dazu, die Anfrage thematisch einzuordnen und die Nützlichkeit der Website-Inhalte zu beurteilen.
4. Dokumentenspeicherung in Nextcloud
Hochgeladene Dokumente werden über eine verschlüsselte Verbindung zunächst in einen zugriffsgeschützten Quarantäneordner übertragen. Nach manueller Prüfung werden berechtigte Anfragen in einen kundenspezifischen Vorgangsordner verschoben; als Spam eingeordnete Anfragen und Dateien werden unmittelbar gelöscht. Zugriff erhalten ausschließlich Personen, die mit Prüfung oder Bearbeitung betraut sind.
Hosting/Betreiber der Nextcloud:
Der Dokumentenupload bleibt deaktiviert, bis die separate Cloud-Ablage geprueft und konfiguriert wurde.
5. Getrennte lokale Bearbeitung
Die fachliche Bearbeitung der Unterlagen erfolgt in einer von der Website getrennten lokalen Anwendung auf einem geschützten Arbeitsplatz. Die Website startet oder steuert diese Bearbeitung nicht. Soweit Daten aus dem Vorgangsordner lokal verarbeitet werden, geschieht dies ausschließlich im Rahmen des erteilten Auftrags und der hierfür geltenden Schutz- und Löschregeln.
6. Speicherdauer
Anfragedaten und Unterlagen werden nur so lange gespeichert, wie dies für Vorab-Prüfung, Vertragsabwicklung und gesetzliche Nachweis- oder Aufbewahrungspflichten erforderlich ist. Die Löschung erfolgt nach dokumentierter Prüfung manuell.
7. Cookies und technisch notwendige Sitzungen
Diese Website verwendet keine Analyse-, Marketing- oder Drittanbieter-Cookies. Für den Schutz des Anfrageformulars wird ausschließlich das technisch notwendige Sitzungscookie rrb_session eingesetzt. Es enthält keine Profil- oder Trackingdaten und endet spätestens nach 30 Minuten Inaktivität.
8. Schutz vor Missbrauch
Beim Absenden wird die IP-Adresse mit einem geheimen Schlüssel pseudonymisiert und nur kurzfristig für das Rate-Limit verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
9. Empfänger und Drittlandübermittlung
Eine Weitergabe erfolgt nur, soweit sie für Hosting, sicheren Betrieb oder die beauftragte Bearbeitung erforderlich ist, eine gesetzliche Pflicht besteht oder Sie diese veranlassen. Soweit ein Empfänger Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet, erfolgt dies nur nach dokumentierter Prüfung und auf Grundlage einer nach den gesetzlichen Anforderungen geeigneten Garantie.
10. Ihre Rechte
Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit sowie ein Widerspruchsrecht. Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren.
11. Sicherheit und Aktualität
Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor Verlust, Manipulation und unbefugtem Zugriff zu schützen.