Komplexe Unterlagen ordnen,ohne ihren Zusammenhang zu verlieren.

Formulieren Sie in einem Satz, welcher dokumentierte Vorgang verstanden werden soll. Legen Sie anschließend Zeitraum, beteiligte Stellen und zulässige Quellen fest.

• Welcher Anfangs- und Endzeitpunkt ist relevant?
• Welche Personen, Unternehmen oder Behörden gehören dazu?
• Welche Themen liegen außerhalb dieser Akte?
• Welche Originalquellen sind tatsächlich vorhanden?

Eine klare Grenze verhindert, dass ein wachsender Dokumentenbestand immer neue Nebenthemen aufnimmt.

Vergeben Sie keine Bedeutung, bevor die Quelle eindeutig beschrieben ist. Erfassen Sie mindestens Datum, Absender beziehungsweise Ursprung, Empfänger, Dokumentart und Dateiverweis.

Mehrfach vorhandene Dateien sollten als Dubletten gekennzeichnet werden. Unterschiedliche Fassungen bleiben getrennt erhalten und bekommen einen Versionsbezug. So wird später nachvollziehbar, welche Information zu welchem Zeitpunkt vorlag.

Erst nach der Bestandserfassung werden Dokumente nach Teilvorgängen gruppiert und mit Ereignissen verbunden. Eine Chronologie verweist auf die zugehörigen Quellen; sie ersetzt diese nicht.

Fehlende Anlagen, widersprüchliche Datumsangaben und ungeklärte Zuordnungen gehören in eine eigene Übersicht. Eine belastbare Akte wirkt nicht dadurch vollständig, dass Unsicherheiten verborgen werden.