1. Mit einem zentralen Dokumentenindex beginnen
Der Index ist das Rückgrat der Akte. Jedes Dokument erhält eine eindeutige Kennung und mindestens Angaben zu Datum, Herkunft, Dokumentart, Fassung und Speicherort.
Die Kennung bleibt stabil, auch wenn das Dokument später mehreren Themen oder Chronologieeinträgen zugeordnet wird. Dadurch funktionieren Quellenverweise unabhängig von der jeweiligen Ansicht.
2. Register nach tatsächlichen Teilvorgängen bilden
Register sollten nicht nur allgemeine Begriffe wie „Sonstiges“ oder „Wichtig“ enthalten. Sinnvoll sind klar abgegrenzte Teilvorgänge, etwa Vertrag, Kommunikation, Zahlungen, Entscheidungen oder ein bestimmtes Projekt.
Ein Dokument kann über den Index mehreren Zusammenhängen zugeordnet sein, ohne mehrfach als unkontrollierte Kopie abgelegt zu werden.
3. Masterakte als Einstieg, nicht als Duplikat
Die Masterakte führt die benötigten Ansichten zusammen: Inhaltsübersicht, Beteiligte, Chronologie, Dokumentenindex und offene Punkte. Sie verweist auf Quellen, statt diese unnötig zu vervielfältigen.
Für eine Übergabe kann daraus ein abgegrenzter Teilbestand erzeugt werden. Der vollständige Ausgangsbestand bleibt davon getrennt erhalten.